Wo starte ich?
Am einfachsten ist es einen Demo-Account anzulegen und zu versuchen eine Vorlage zu erstellen, auszudrucken, auszufüllen und ins System hochzuladen und die Validierung einzusehen. Nähere Infos auf unserem Youtube Kanal
Was ist FHIR?
FHIR (Fast Healthcare Interoperability Resources), ausgesprochen wie “fire” auf Englisch, ist ein Standard zum Datenaustausch zwischen verschiedenen IT Systemen im Gesundheitswesen.
Weitere Informationen unter: Warum FHIR?-HL7 Deutschland
Wo bekomme ich eine FHIR-Vorlage her?
Zum Starten benötigst du keine eigene FHIR-Vorlage. Lade einfach deine PDF-Datei hoch und erstelle automatisch eine elektronische Version der Fragen und Antworten und positioniere sie auf dem Layout. Das System erzeugt automatisch eine FHIR-Vorlage im Hintergrund. Falls du jedoch über FHIR-Vorlagen verfügst, kannst du diese selbstverständlich auch bei Vorlagenerstellung verwenden. Das System wird alle Fragen und Antworten aus der FHIR-Vorlage lesen und dir für die Gestaltung des Layouts bereitstellen. Du kannst die bestehende Vorlage im System jederzeit ändern und das System aktualisiert die FHIR-Vorlage für dich im Hintergrund.
Wie unterscheidet sich der Demo-Plan von den anderen Plans?
Der Demo-Plan bietet dir alle Funktionalitäten, der jedoch auf 30 Tage begrenzt ist.
Wann brauche ich einen Pro- oder Enterprise-Plan?
Der Pro-Plan ist für Organisationen mit einem größeren Bedarf an jährlichem Daten- und Transaktionsvolumen. Alle Pro-Plan-Kunden teilen die gleiche Infrastruktur (Mandaten-geschützt selbstverständlich). Der Enterprise-Plan ist für Organisationen, die entweder das System auf eigener Infrastruktur betreiben wollen oder eine spezielle bzw. angepasste Version des ScanToFHIR benötigen (zB. eigene Workflows, spezielle OCR-Einstellungen, etc.).
Ich brauche eine benutzerdefinierte Funktion. Können Sie es hinzufügen?
Für Basic-Plan- und Pro-Plan-Kunden: Wende dich mit deinen Anforderungen an uns. Wenn wir feststellen, dass diese Funktion für andere Kunden hilfreich ist, werden wir sie wahrscheinlich für dich hinzufügen können. Bitte sende uns eine Funktionsanfrage per E-Mail an: [email protected]
Für Enterprise-Plan-Kunden: Im Rahmen des Kundensupports kannst du jederzeit Änderungsvorschläge einreichen. Diese werden vom zuständigen Account geprüft und nach Freigabe umgesetzt.
Muss ich Software installieren oder warten?
ScaToFHIR ist Cloud-basiert und du musst nichts installieren. Alle Software-Updates und neuen Funktionen werden allen Kunden in der Demo, Basic und Pro sofort zur Verfügung gestellt.
Kunden mit Pro-Plan haben die Möglichkeit, die PDF-Dateien über einen STF-Agent an das System zu übersenden. Der STF-Agent ist ein Hilfswerkzeug, welches auf Kundeninfrastruktur läuft und entsprechend installiert und konfiguriert werden muss. Näheres hier: <>.
Welche Rolle spielen Datenspeicherplatz und Seitenanzahl?
Grundsätzlich stehen jedem Benutzer unabhängig des gebuchten Plans die gleichen Systemfunktionen und -features zur Verfügung. Die Produktdifferenzierung wird über den gebuchten Speicherplatz und die Anzahl der zu verarbeitenden Dokumentenseiten ausgedrückt. Jedes zu verarbeitete PDF-Dokument erhöht mit seiner Größe und der Seitenanzahl den tatsächlichen Gesamtspeicher und die Gesamtseitenanzahl der Organisation. Übersteigt der tatsächliche Wert die gebuchten, so werden keine weiteren PDF-Dokumente verarbeitet. Die tatsächlichen Werte einer Organisation werden alle 12 Monate zurückgesetzt.
Wie groß dürfen PDF Dateien sein?
Die Größe der PDF-Dateien darf 16MB oder 50 Seiten nicht übersteigen. PDF Dokumente, die diese Größe übersteigen, werden vom System nicht verarbeitet.
Welches Papierformat unterstützen Sie?
DIN A4
Wo werden meine Daten gehostet?
Die Datenverarbeitung erfolgt in einem Datenzentrum der aQua-Institut GmbH mit Sitz in Göttingen, Deutschland. Das Datenzentrum ist nach ISO 27000 zertifiziert.
Kann ich die Daten exportieren?
Ja, die Daten können jederzeit als CSV oder FHIR exportiert werden. Mehr dazu: s. <
Wie werden die PDF-Dokumente identifiziert?
Die Verarbeitung der PDF-Dokumente setzt 3 Informationen voraus: Vorlagen-ID, Dokumenten-ID und Seitenzahl. Mit diesen Informationen findet das System die entsprechende Seitenvorlage im DocumentDesigner und wendet die Verarbeitungs- und Validierungsregeln an. Damit es funktioniert, müssen diese Informationen auf jeder Seite des PDF-Dokumentes vorhanden sein. Aktuell nutzen wir den DataMatrix-Standard für die Codierung dieser Informationen auf einer PDF-Seite (sie dazu hier: XXXX). Mit dem nächsten Release planen wir die Identifizierung auf BarCode, QR-Code und Text zu erweitern.
Wie bekomme ich die DataMatrix/Dokumenten-ID aufs PDF?
Falls du die Massendruck-Funktion im System verwendest, werden die entsprechenden DataMatrix-Codes automatisch für dich erzeugt und auf jede ausgegebene PDF-Seite aufgedruckt. Du musst nichts weiter tun.
Alle extern erzeugten Dokumente müssen diese Dokument-ID-Spezifikation umsetzen: s. XXXX.
Sortiert das System die Blätter automatisch?
Jedes PDF-Dokument ist mit einem Code versehen, in dem die Vorlagen-ID, die Dokument-ID und die Seitennummer hinterlegt sind. Mit diesen Informationen kann ScanToFHIR die Dokumente nach der Seitenzahl sortieren. Die Dokument-ID wird von der ersten Seite in dem PDF gelesen. Anhand der Dokument-ID wird eine Sortierung und Aussortierung (fremde Dokument-IDs) vorgenommen. Alle Seiten mit abweichenden Dokument-IDs werden aus dem PDF-Dokument entfernt.
Wie verhält sich das System bei “leeren” Blättern?
Es kommt vor, dass die PDF-Dokumente unvollständig eingelesen werden, weil zB. vor oder während des Scan-Prozesses die einzelnen Seiten abhanden gekommen sind. Solche unvollständigen PDF-Dokumente werden vom System dennoch verarbeitet. Dabei werden die nicht vorhandenen Seiten durch eine unausgefüllte Seite ersetzt und im System als “missing” markiert. Falls Antworten auf den unausgefüllten Seiten Pflicht- oder HitL-Antworten sind, wird für jede solche Antwort eine Aufgabe für den Operator erstellt, die er manuell prüfen und auflösen muss.
Was ist eine Validierung / FHIR-Validierung?
Jedes zu verarbeitende Dokument läuft eine Plausibilitätsvalidierung gegen die FHIR-Vorlage durch. Die Plausibilitätsregeln lassen sich für jede Frage im DocumentDesigner definieren und werden in der Vorlage gespeichert. Jedes angekommene PDF-Dokument wird einer Plausibilitätsuntersuchung anhand hinterlegter Regeln unterzogen. Für jede Unstimmigkeit legt das System eine Aufgabe für den Operator an, die er manuell bearbeiten muss (Korrektur, Freigabe oder Ablehnung).
Was ist ein “Human in the loop”-Ansatz?
Mit dem “Human in the loop”-Ansatz (HitL) lassen sich Kontroll- und Korrekturmaßnahmen an einzelnen Fragen erzwingen. Mit dieser Funktion lassen sich besonders sensible Fragen und Antworten vom Personal prüfen und bedürfen einer manuellen Freigabe.
Markiere für die Aktivierung der HitL-Funktion in der beliebigen Vorlage die Fragen, die einer Kontrolle durch Personal unterlegen sind, mit dem entsprechenden HitL-Icon. Jedes neue zu verarbeitende PDF-Dokument läuft zuerst die Plausibilitätsvalidierung mittels FHIR-Regeln durch und anschließend durch die HitL-Prüfung. Ist eine Antwort plausibel als deren Frage in der Vorlage als HitL markiert, so wird eine Aufgabe für den Operator erstellt, die er manuell zu prüfen und aufzulösen hat.